النظام المالي لبعثة الحج العمانية

أولا : احكام عامة

المادة(1) : تعاريف :

يقصد بالكلمات الواردة ادناه المعنى المحدد قرين كل منها مالم تقض عبارة النص بغير ذلك :

1) الوزيـر : تعني وزيرالعدل والاوقاف والشئون الاسلامية

2) الوزارة : تعني وزارة العدل والاوقاف والشئون الاسلامية

3) البعثــة : تعنى بعثة الحج العمانية التي يصدر بتشكيلها قرار من السلطة    المختصة

المادة(2) : مخالفة أحكام هذا النظام :

كل مخالفة لاحكام هذا النظام تعتبر من المخالفات المالية في تطبيق احكام القانون المالي المشار اليه

ثانيا : الاحكام المنظمة لقواعد واجراءات الصرف

المادة(3) : تدبير الاموال اللازمة للبعثة بالديار المقدسة والصرف منها :

1)  يتم تدبير الاموال اللازمة للبعثة بالديار المقدسة عن طريق سلفة مؤقته تقوم الوزارة بتقدير مبلغها بما لا يجاوز الاعتمادات المدرجة بالموازنة السنوية المعتمدة للوزارة مع الاسترشاد بالمصروفات الفعلية للبعثة بالديار المقدسة خلال موسم الحج السابق  

2)  يتم طلب السلفة المؤقته طبقا لاحكام المنشور المالي رقم 4/85 المشار اليه ويعهد بها الى المحاسب المختص ويكون مسئولا عنها قبل رئيس البعثة ويتم تسليمها اليه بعد أن يوقع اقرارا بأن السلفة في عهدته مبينا به مقدارها

3)  على الوزارة قيد مبلغ السلفة والبيانات المتعلقة بها بسجل السلف المؤقته (نموذج رقم 6 سلف) وذلك عند تسلمها من وزارة المالية والاقتصاد (الشئون المالية)  

4)   يكون الصرف من السلفة المؤقته طبقا للاحكام المنصوص عليها في هذا النظام ويسري فيما لم يرد بشأنه نص خاص احكام المنشور المالي رقم 4/85 السالف الذكر

المادة(4) : بدل السفـــــر :

1)  يكون منح بدل السفر لرئيس البعثة وفقا لاحكام الملحق رقم 10 من اللائحة التنفيذية لقانون الخدمة المدنية المشار اليها وبمراعاة ما قد يقرره       مجلس الوزراء في هذا الشأن ، اما اعضاء البعثة سواء من موظفي الوزارة أو موظفي غيرها من الوزارات والوحدات الحكومية فيتم صرف بدل السفر لهم وفقا لاحكام الملحق رقم 10 السالف الاشارة اليه

2)   تتحمل موازنة الوزارة ببدلات سفر موظفيها اعضاء البعثة كما تتحمل بالمكافأت اليومية المقررة للطلبة  

3)   تتحمل موازنات الوزارات والوحدات الحكومية الاخرى المعنية ببدلات سفر موظفيها من اعضاء البعثة  

المادة(5) : مصروفات السفر الى المملكة العربية السعودية والعودة منها :

المادة(6) : توفير الادوية :

يتم توفير الادوية اللازمة للبعثة عن طريق وزارة الصحة بالسلطنة أو بالشراء من الجهات الحكومية أو الخاصة بالمملكة العربية السعودية حسب الاحوال وبمراعاة احكام القوانين والنظم المعمول بها 0

ويجب التنسيق بين الوزارة وبين الجهات الطبية المعنية بالسلطنة أو بالمملكة العربية السعودية لتوفير الدواء اللازم للبعثة بأقل التكاليف

المادة(7) : اجراءات الشراء :

تتبع عند قيام البعثة بالتعاقد على شراء سلع أو تأدية خدمات - اثناء تواجدها بالمملكة العربية السعودية - الاجراءات التالية :-

1)   يكون التعاقد في حالة الضرورة بأمر أسناد مباشر طبقا لحكم المادة 7 من نظام المناقصات الحكومية المشار اليه  

2)   يراعى الحصول على فواتير معتمدة بقيمة السلع المشتراة أو الخدمات المؤداه وعلى أن يؤشر عليها بما يفيد سداد قيمة هذه السلع أو الخدمات  

 وفي الحالات الاستثنائية التي يتعذرفيها الحصول على الفواتير من الموردين – بما لا يجاوز 6000 ريال عماني – يلتزم عضو البعثة المسئول عن الشراء باعداد كشف يومي بقيمة هذه السلع والخدمات واعتماده من رئيس البعثة  

3) عند التعاقد على شراء الخيام أو اقامتها أو ازالتها ، يتم الحصول على ثلاثة عروض على الاقل من الموردين أو المقاولين المتخصصين بالمملكة العربية السعودية ، ويختار رئيس البعثة انسب العروض  ويجوز – في الحالات التي يقررها رئيس البعثة- الاكتفاء بعرض واحد بشرط ان تكون الاسعار مناسبة مع بيان الاسباب الموجبة لذلك 

 المادة(8) : استئجار مخزن لحفظ الخيام ولوازمها :

 تقوم البعثة باستئجار مخزن يخصص لحفظ الخيام ولوازمها بعد انتهاء موسم الحج لاستعمالها في مواسم الحج التالية ، وعلى أن يراعى ما يلي :

أ‌)    لا يجوز دفع اجرة المخزن مقدما لمدة تزيد على سنة واحدة  

ب‌)  الحصول على ايصال معتمد يفيد سداد قيمة الاجرة  

المادة(9) : استئجار المساكن اللازمة لاقامة اعضاء البعثة  :

 تقوم الوزارة باستئجار المساكن اللازمة لاقامة اعضاء البعثة اثناء مدة الحج بمكة المكرمة والمدينة المنورة ، ويجوز أن يكون الايجار لمدة سنة اذا كانت قيمة الاجرة عن السنة بأكملها لا تزيد على قيمة الاجرة عن مدة الحج فقط أو تجاوزها في حدود 20% ، ويراعى عند الاستئجار ما يلي :

أ‌)    تحرير عقد ايجار لمدة لا تزيد عن سنة  

ب‌) الحصول على ايصال معتمد يفيد سداد قيمة الاجرة  

المادة(10) : استئجار جراج للسيارات التي تستخدمها البعثة :

تقوم الوزارة  باستئجارجراج يخصص لسيارات البعثة التي يحتفظ بها في المملكة العربية السعودية ، وعلى يراعى ما يلي :-

أ)  أن يكون الجراج معدا بطريقة لا تعرض السيارات للتلف أو الفقد

ب) تحرير عقد ايجار للجراج

ج) دفع الاجرة مقدما لمدة لا تزيد على سنة واحدة  

د)  الحصول على ايصال معتمد يفيد شداد قيمة الاجرة  

المادة(11) : المكالمات الهاتفية الدولية :

)     1) لا يجوز أن تتحمل البعثة سوى بقيمة المكالمات الهاتفية الدولية للاغراض الرسمية فقط وعلى أن يتحمل اعضاء البعثة بقيمة المكالمات الهاتفية الدولية الخاصة بكل منهم  

2) تحتفظ البعثة بسجل لقيد المكالمات الهاتفية الدولية يوضح البيانات التالية :-

                     أ   - التاريخ  

                    ب  - اسم عضو البعثة الذي اجرى الاتصال الهاتفي  

                    ج  - الدولة والرقم الذي تم الاتصال به  

                     د  - وقت الاتصال الهاتفي ومدته  

                    هـ - الغرض من الاتصال الهاتفي  

                    و  - توقيع العضو الذي اجرى الاتصال الهاتفي   

المادة(12) : المعونات المالية :

1)  يجوز لرئيس البعثة في حالات الحوداث الفجائية او الظروف الطارئة التي تقع لاى من ضيوف الرحمن أن يقرر صرف معونة مالية بشرط الا يزيد المبلغ المنصرف للفرد الواحد على (1000) الف ريال سعودي كحد أقصى والا يجاوز مجموع ما يصرف خلال موسم الحج مبلغ (12000) ريال سعودي  

2)   يتم الصرف بموجب استمارة وفقا للنموذج المرفق (رقم1 بعثة الحج)  

المادة(13) : جرد مبلغ السلفة المؤقتة :

المادة(14) : تسوية السلفة المؤقتة :

 يتم – فور انتهاء موسم الحج – قيد المبالغ المصروفة في تقرير تسوية مصروفات السلفة المؤقته (نموذج رقم 7 سلف) على أن يرفق به جميع المستندات المؤيدة للصرف وعلى أن يبين التقرير رصيد المبلغ المتبقي من السلفة أو المبلغ المطلوب استرداده بحسب الاحوال  

كما تتولى الوزارة اجراء القيود اللازمة للتسوية في سجل السلف المؤقتة (نموذج رقم 6 سلف)  

المادة(15) : فروق تسوية السلفة المؤقتة :

 تتولى – اذا اسفرت التسوية عن وجود عجز – اجراء التحقيقات اللازمة لمعرفة اسباب هذا العجز وتحديد المسئول عنه واخطار كل من وزارة المالية والاقتصاد (الشئون المالية) والامانة العامة لتدقيق الحسابات بديوان البلاط السلطاني بالنتيجة وتتخذ الاجراءات لخصم قيمة هذا العجز من مستحقات الموظف المسئول عنه طبقا لاحكام قانون الخدمة المدنية ولائحته التنفيذية المشار اليهما ، اما اذا ثبت أن هذا العجز كان ناشئا عن ظروف خارجة عن ارادة الموظف المسئول عن السلفة لم يكن في وسعه توقعها أو دفعها فتتخذ الاجراءات اللازمة لتحميل قيمة العجز على جانب الحكومة طبقا لاحكام الفقرة (ى) من المادة (4) من القانون المالي المشاراليه  

وفي جميع الاحوال يتم تعديل الارصدة اللازمة في سجل السلف المؤقتة لاستبعاد الفرق الناشىء عن العجز

 ثالثا: الاحكام المنظمة للمنقولات الخاصة بالبعثة التي يتحتفظ بها في المملكة العربية السعودية

المادة(16) : أمين عهدة المنقولات :

يعين الوزير أو من يفوضه امينا لعهدة المنقولات الخاصة بالبعثة التي يحتفظ بها في المملكة العربية السعوديةويشترط في أمين العهدة أن يكون من شاغلي الوظائف الدائمة بالوزارة طبقا لاحكام قانون الخدمة المدنية ولائحته التنفيذية المشار اليها وأن يقيم بالمملكة العربية السعودية  

ويكون أمين العهدة مسئولا عن جميع منقولات البعثة من سيارات واثاث وخيام ولوازمها كما يكون مسئولا عن اتخاذ الاجراءات اللازمة لصيانة هذه المنقولات وفقا للقواعد المنظمة لذلك

ويلتزم أمين العهدة في حالة حدوث أي تلف أو فقد أو هلاك في المنقولات المشار اليها باخطار الوزارة فورا بذلك لتتولي اجراء التحقيقات اللازمة لمعرفة سبب الفقد أو التلف أو الهلاك واتخاذ الاجراءات المناسبة واخطار كل من وزارة المالية والاقتصاد (الشئون المالية) والامانة العامة لتدقيق الحسابات بديوان البلاط السلطاني بالنتيجة  

المادة(17) : سجل المنقولات الحكومية المخصصة للبعثة :

يحتفظ امين العهدة بسجل للمنقولات الحكومية المخصصة لبعثة الحج وفقا للنموذج المرفق (رقم 2 بعثة الحج) وتقيد فيه البيانات الخاصة بالمنقولات التي تحتفظ بها البعثة في المملكة العربية السعودية (السيارات والاثاث والخيام ولوازمها)

وتخصص بالسجل صفحة مستقلة أو اكثر لكل نوع من المنقولات المشار اليها يوضح بها اسم كل نوع ومواصفاته والكمية والحركة - سواء بالاضافة او الاستبعاد - والرصيد  

ويتعين على الوزارة قيد البيانات المتعلقة بهذه المنقولات في السجلات التي تحتفظ بها وفقا لاحكام المادة 4 من لائحة المنقولات الحكومية

السالف ذكرها  

المادة(18) : التصرف في المنقولات المخصصة للبعثة :

المادة(19) : جرد المنقولات المخصصة للبعثة :

1 – تشكل - عند انتهاء موسم الحج كل سنة - لجنة جرد برئاسة رئيس الوفد الاداري والمالي بالبعثة وعضوية اثنين من اعضاء البعثة لتتولى جرد المنقولات الحكومية المخصصة لها والتي يحتفظ بها في المملكة العربية السعودية (السيارات والاثاث والخيام ولوازمها)  

2 – تقوم اللجنة بجرد المنقولات بحضور أمين العهدة ، وتعد محضرا باجراءات عملها وقوائم جرد وفقا للنموذج المرفق (رقم 3 بعثة الحج)  

3 – يتم ارسال صورة من محضر وقوائم الجرد المشار اليها الى الوزارة لاتخاذ الاجراءات اللازمة  

اذا أسفر الجرد عن وجود فروق بين ارصدة المنقولات الحكومية الموجودة فعلا من واقع الجرد وبين الارصدة الدفترية ، تتولى لجنة الجرد تحديد اسبابها

ويجب اجراء التحقيقات اللازمة واخطار كل من وزارة المالية والاقتصاد (الشئون المالية) والامانة العامة لتدقيق الحسابات بديوان البلاط السلطاني بالنتيجة  

وتتخذ الاجراءات لخصم قيمة العجز من مستحقات أمين العهدة اذا ما ثبتت مسئوليته عن العجز وذلك وفقا لاحكام قانون الخدمة المدنية ولائحته التنفيذية المشار اليهما ، اما اذا ثبت أن العجز كان ناشئا عن ظروف خارجة عن ارادة امين العهدة لم يكن في وسعه توقعها أو دفعها فتتخذ الاجراءات اللازمة لتحميل قيمة العجز على جانب الحكومة طبقا لاحكام الفقرة (ى) من المادة (4) من القانون المالي السالف الذكر  

وفي جميع الاحوال يتم تعديل الارصدة الواردة في سجل المنقولات المخصصة للبعثة باضافة أو استبعاد الفرق الناشىء عن الزيادة أو العجز ، كما يتم اجراء التعديلات اللازمة في السجلات التي تحتفظ بها الوزارة  

سجل المنقولات المخصصة لبعثة الحج

استمارة صرف معونة مالية

قائمة جرد المنقولات الحكومية المخصصة لبعثة الحج