أولا : احكام عامة

المادة(1) : تعريفات:

يقصد – في تطبيق احكام هذا النظام – بالعبارات والكلمات الاتية المعنى المحدد قرين كل منها :-

1)   الوزارة : تعنى وزارة المالية والاقتصاد (الشئون المالية)  

2)   الامانة العامة : تعنى الامانة العامة لتدقيق الحسابات بديوان البلاط السلطاني  

3)   الوحدة الحكومية : تعنى الوزارة أو اية جهة حكومية أخرى خاضعة لأحكام القانون المالي السالف الذكر  

4)   المحاسب المختص : الموظف المسئول عن الشئون المالية في الوحدة الحكومية أو من يحل محله أو ينوب عنه  

كل مخالفة لأحكام هذا النظام تعتبر من المخالفات المالية في تطبيق أحكام القانون المالي المشار اليه 0

ثانيا : اصدار نماذج المستندات والسجلات المالية

1)  تختص الوزارة باصدار نماذج المستندات والسجلات المالية التي تستعمل في جميع الوحدات الحكومية كما تختص بتعديلها كلما تطلب الامر ذلك ولا يجوز لأية وحدة حكومية اجراء تعديلات في نماذج المستندات والسجلات المالية الشار اليها  

2)   تتولى كل وحدة حكومية اتخاذ الاجراءات اللازمة لطبع نماذج المستندات والسجلات المالية المشار اليها في البند رقم (1) من هذه المادة  

مع عدم الاخلال بنص المادة (3) من هذا النظام ، يجوز للوحدة الحكومية اعداد بعض نماذج المستندات المالية لاستخدامها حسب مقتضيات العمل بها ، وذلك بعد موافقة الوزارة على هذه النماذج قبل استخدامها  

ثالثا : تحديد المستندات والقيد في السجلات المالية

المادة(5) : تحرير المستندات والقيد في السجلات المالية :

يتولى المحاسب المختص استيفاء البيانات الواردة في المستندات المالية والقيد في السجلات المالية ، وذلك بمراعاة ما يلي :

1)   أن يتم اعداد المستندات المالية في الاوقات المحددة لها وان يرفق بها جميع ما يثبت صحة ما جاء بها من بيانات

2)   أن يتأكد من مراجعة هذه المستندات من الجهة المختصة واعتمادها قبل قيدها في السجلات  

3)   أن يكون امساك السجلات المالية طبقا للنظام المحاسبي المقرر وأن تستخدم تلك السجلات فيما خصصت له

4)   أن يتم القيد في السجلات بانتظام أولا بأول  

5)  أن يتجنب الكشط أو الشطب أو التحشير في المستندات أو السجلات المالية ، وفي حالة الضرورة يتعين أن يكون التصحيح مقترنا بتوقيع المحاسب   المختص  

6)   أن يتم توجيه القيود المحاسبية الى الحسابات المختصة حسب تصنيف الموازنة العامة للدولة  

7)   أن تجرى المطابقات اللازمة بين الحسابات الاجمالية وبين الحسابات الفرعية المكونة لها  

8)   أن يلتزم باحكام القوانين والانظمة والتعليمات المتعلقة بالشئون المالية وغيرها من القوانين والنظم المقررة  

9)   أن يحتفظ بالمستندات والسجلات طبقا للقوانين والتعليمات المعمول بها في هذا الشأن  

المادة(6) : الرقابة على المستندات والسجلات المالية :

يتولى التدقيق الداخلي بالوحدة الحكومية مراجعة المستندات والسجلات المالية للتأكد من تنفيذ احكام القوانين والانظمة والتعليمات ، واكتشاف أية مخالفة مالية أو انحرافات أو تجاوزات واقتراح الاجراءات والنظم الكفيلة بتلافيها ، ويتم ذلك وفقا لبرنامج مراجعة سنوي يعتمده رئيس الوحدة الحكومية أو من يفوضه قبل بداية كل سنة مالية 

المادة(7) :فقد أو تشويه أو هلاك المستندات والسجلات المالية:

كل ما يفقد أو يشوه أو يهلك من المستندات أو السجلات المالية سواء اثناء استخدامها أو حفظها ، يجب أن يعرض أمره فور اكتشافه على رئيس الوحدة الحكومية أو من يفوضه لتقرير اجراء التحقيق اللازم لمعرفة اسباب الفقد أو التشويه أو الهلاك واخطار كل من الوزارة والامانة العامة بنتائج التحقيقات واقتراحات الوحدة الحكومية لتلافي ذلك  

المادة(8) : التزوير في المستندات والسجلات المالية :

(1)     يقصد بالتزوير أي تحريف مفتعل للحقيقة في الوقائع والبيانات التي يراد اثباتها في المستند أو السجل المالي  وقد ينجم عنه منفعة للنفس أو ضرر للغير مادى أو معنوي   

(2)     كل تزوير في المستندات أو السجلات المالية يجب أن يعرض أمره فور اكتشافه على رئيس الوحدة الحكومية أو من يفوضه لاتخاذ الاجراءات اللازمة بشأنه وابلاغ كل من الوزارة والامانة العامة بواقعة التزوير وبالاجراءات التي التي اتخذت حيالها  

رابعا : حفظ المستندات والسجلات المالية

المادة(9) : مدد الحفظ لدى الوزارة :

   يكون حفظ المستندات لدى الوزارة وفقا للمدد المحددة قرين كل منها بالجدول رقم     (1) المرفق  

المادة(10) : مدد الحفظ لدى الوحدات الحكومية :

المادة(11) : تاريخ بدء مدد حفظ المستندات والسجلات المالية :

تبدأ مدة حفظ المستندات والسجلات المالية اعتبارا من أول السنة المالية التالية للسنة التي انتهى فيها العمل بالمستند أو السجل 0

ويجوز تصويرها ميكروفيلميا من تاريخ بدء حفظها  

المادة(12) : مدد حفظ المستندات والسجلات المتعلقة بحقوق متنازع عليها :

المادة(13) : الاحتياطات الخاصة بالحفظ :

                   يجب حفظ المستندات والسجلات المالية بصورة آمنة وبطريقة منتظمة تكفل حمايتها وسهولة الرجوع اليها عند الحاجة  

المادة(14) : المطالبة بالديون قبل سقوطها بالتقادم :

     يصدر نائب رئيس الوزراء للشئون المالية والاقتصادية في أول سبتمبر من كل عام تعميما يطلب فيه من جميع الوحدات الحكومية والهيئات العامة وما في حكمها ضرورة اتخاذ الاجراءات القانونية للمطالبة بالديون المستحقة لها طرف الغير قبل اكتمال المدة المحددة للتقادم مع موافاة الوزارة في نهاية كل عام ببيان ما تم اتخاذه من اجراءات للمطالبة وترتب عليها قطع التقادم  

خامسا : التصرف في المستندات والسجلات المالية التي تقرر الاستغناء عنها

المادة(15) : الاستغناء عن المستندات المصورة ميكروفيلميا :

المادة(16) : الاستغناء بعد انقضاء مدد الحفظ :

المادة(17) : اعداد قوائم المستندات والسجلات التي تقرر الاستغناء عنها :

المادة(18) : تشكيل لجنة الاتلاف :

المادة(19) : اختصاصات لجنة الاتلاف :

  تباشر لجنة الاتلاف الاختصاصات الاتية :

1 – تسلم قوائم المستندات والسجلات المعدة للاتلاف من الدائرة المعنية بحفظها  

2 - مراجعة المستندات والسجلات المدونة بالقوائم المشار اليها بهدف التحقق من :

     أ)  استكمال المدد المقررة لحفظ المستندات طبقا للجداول المرفقة وبمراعاة احكام المادتين 12 و 15 من هذا النظام 

    ب) اتمام تصوير المستندات والسجلات التي يرى عدم الاحتفاظ بها وفقا للمادة 15 ، تصويرا ميكروفيلميا  

3 - تصنيف المستندات والسجلات المعدة للاتلاف في مجموعات حسب الانواع المحددة بالجداول المرفقة واعداد قائمة لكل مجموعة منها على حدة  

4 - الاشراف على عملية اتلاف المستندات التي تتم بالوسائل التي يحددها المختصون بالوحدة الحكومية  

5 - اعداد محضر بما تم من اجراءات وتوقيعه من رئيس اللجنة وجميع اعضائها  

   ويتولى رئيس اللجنة اتخاذ الاجراءات اللازمة لعرض المحضر على رئيس الوحدة الحكومية لاعتماده 

بيان مدد حفظ المستندات والسجلات المالية لدى الوزارات والوحدات الحكومية